CPS/Ugaf

OBJETIVO:

Facilitar a execução das atividades da UGAF atuando na interlocução entre Diretorias e Representantes Regionais, realizando a mediação na comunicação e nos processos, bem como no desenvolvimento de soluções.

STATUS ATUAL:

Atuação de acordo com as atribuições propostas. As atividades são de rotina, de acompanhamento e orientação às atividades das Unidades Escolares.

OBJETIVO :

Criar soluções de Sistema e implantá-las, levantando os processos da Unidade, buscando sua otimização, a fim de gerar novas soluções de sistema atendendo as demandas da Ugaf.

STATUS ATUAL:

JÁ REALIZADO

- Criação dos líderes de demanda visando concentrar em um canal os chamados abertos no GRP;

- Criação do Help Desk para tornar mais eficaz as soluções dos problemas de cada área em relação ao GRP;

- Reuniões para definir os perfis de acesso ao GRP;

- Categorização do que é processo e o que é demanda nos chamados abertos no GRP;

- Levantamento dos dados e sistemas de todas as áreas da Ugaf;

- Curso de BIZAGI para preparar os integrantes da equipe para criar os processos (curso realizado em 2019 e 2020) capacitando os colaboradores da Ugaf na criação de fluxogramas;

EM ANDAMENTO

- Criação de vídeos operacionais para as unidades;

- Mapeamento e o detalhamento dos processos (SIPOC) de todas as áreas da Ugaf;

- Personalização das telas do GRP de acordo com a necessidade de cada área;

- Análises críticas dos processos e otimizado os fluxos, de modo a identificar soluções de ajuste do sistema GRP e criação de novos módulos no SIAF: (temos áreas que já realizaram a análise crítica como o caso do DMP e outras estão finalizando a análise crítica como o DPAT, por exemplo!);

- Aplicativo para atendimento ao DPAT de modo a tornar mais ágil e prático o processo de inventário, transferências, empréstimos, baixa patrimoniais e demais atividades;

- Aplicativo de zeladoria com auxílio da área e ajustado com as adequações necessárias para realização de testes de aberturas de chamados de manutenção dentro da Ugaf;

- Desenvolvimento de módulos para a gestão dos colaboradores da Ugaf.

OBJETIVO:

Conciliação dos saldos físicos e contábeis e gestão dos bens intangíveis, em consonância com o Decreto nº 63.616, de 31/07/2018

STATUS ATUAL:

JÁ REALIZADO

- Parceria entre a Divisão de Patrimônio e a Divisão de Contabilidade;

- Portaria CEETEPS-GDS 2839/2020 designando os membros do Comitê Setorial de Inventário do CEETEPS;

- Definição do Plano de Ação pelos membros do Comitê que contempla:

   →conciliação contábil (em andamento);

   →revalorização dos bens com valor de R$1,00 (a realizar);

   →baixa dos bens de consumo (concluída);

   →depreciação (em andamento);

   →definição dos estados de conservação dos bens (concluída).

- Atendimento ao Decreto n.º 63.616/2018: além da ação dos membros do Comitê Setorial de Inventário, está sendo desenvolvido um aplicativo que irá contribuir significativamente com a realização do inventário físico nas Unidades de Ensino.

EM ANDAMENTO

Quanto a Conciliação Contábil:

- Prosseguimento da parceria entre Divisão de Patrimônio e Divisão de Contabilidade;

- Continuidade dos lançamentos físicos no GRP e contábeis no SIAFEM no mesmo dia para evitar novas divergências;

- Monitorar o saldo físico e contábil para que seja mantida a diferença de R$0,00.

Quanto ao Atendimento ao Decreto n.º 63.616/2018

- Conclusão do Aplicativo;

- Elaboração do Manual de Utilização do Aplicativo;

- Realização do teste piloto em pelo menos 1 Etec, 1 Fatec e 1 Escola Agrícola;

- Conferir os resultados obtidos;

- Realizar ajustes caso seja necessário;

- Elabora&cced;

OBJETIVO:

Otimizar os processos utilizados atualmente, propor melhorias de sistemas e banco de dados para atender as demandas e exigências do e-Social/EFD-Reinf conforme a Instrução Normativa RFB n.º 1701/2017.

JÁ REALIZADO

- Análise dos layouts do e-Social que envolvem o Anexo 8.

EM ANDAMENTO

- Aguardando retorno da UIE referente aos layouts analisados e comparar os layouts analisados, com os processos do CPS, desenhar e levantar regras dos processos.

- Levantar informações sobre REINF, participação nas reuniões do e-Social junto ao URH, análise dos processos que envolve NF/ENCARGOS/ADIANTAMENTO

OBJETIVO:

O Projeto de Comunicação teve início em fevereiro de 2019, com o objetivo de melhorar a comunicação da Ugaf, seus Departamentos, Coordenadorias, Assessorias, e as UEs através da assertividade do fluxo e do acesso rápido as informações das áreas, de modo a promover maior integração, e fortalecer o relacionamento da Unidade com todos os agentes públicos ou privados, envolvidos em suas atividades.

Hoje ancorado no Site Ugaf, possibilita acesso rápido aos sistemas e aos departamentos facilitando a atuação de todos os atores evolvidos nas atividades Institucionais do CPS.

STATUS ATUAL:

JÁ REALIZADO

- Implantação do site;

- Organização do fluxo de informação via internet;

- Padronização do layout das publicações;

- Integração de sistemas

EM ANDAMENTO

- Organização do conteúdo do site;

- Agilização do processo de publicação dos conteúdos.